產品設計師如何簡報?如何說服相關權益人?

產品設計師 的能力需綜合多種知識與技能,工作內容不再僅限於 GUI、UI、UX,跨大為需要思考服務或產品的商業目標、模式、效益與營運等議題,也須對產品負更大的責任。因設計師職務更加廣泛,肯定需要接觸更多領域的相關權益人,且對其簡報或說服也是習以為常。

不過,簡報與說服真的沒有想像中簡單(文件與表述),因為它的主題不管大至定位產品走向,或小至單一功能的介紹,都帶有目的性,例如為團隊增取更多資源、創新服務的提案或讓產品順利開發等。

要達成目標,就必須在文件及表述上下功夫。另外,簡報會議可能包含不同領域、職位及權利的人,產品設計師如何在有限的時間內說服相關權益人(stakeholder),相當值得探討與學習,大舌頭就過去的經驗,整理出以下四點與讀者分享:

想得最複雜,示意得最簡單

產品設計師

避免使用複雜或過度專業的文字或內容

 

這兩個動作是成功簡報不可或缺的準備動作,但大多設計師 只會“想得最複雜”,而忽略了“示意得最簡單”

設計師很認真地透過觀察、研究及經驗,把所有產品情境、流程、特例情況或使用族群的行為都想出來,認為只要完整的陳述及繪製出來,就能增加可信度,進而順利說服相關權益人。

但事實上,參與會議的人可能因背景不同、時間有限、看到複雜內容的初期排斥或一時恍神,導致準備的內容無法傳遞給與會人,這樣就十分可惜了。所以,倒不如拿出部分製作時間,思考如何將內容簡化,以下提供三個方式:

  • 找出類似且著名的成功案例,直接類比或比較(例如:提到產品的商業模式,直接以成功使用該模型的公司為例,且避免出現複雜且過於專業的架構圖)
  • 放張產品介面圖!就算還沒到設計階段,也做一張模擬圖吧,可以大幅增加與會者的想像,也能省下千言萬語來解釋。
  • 如果時間允許,搭配 prototype 來示意是最好的!但必須注意以下兩點:1)強調目前要操作哪個步驟,不然與會者只會看到介面的不停切換,無法連結對產品的瞭解,反而造成反效果 ; 2)盡可能的串起完整的流程,不要只示意局部或跳過過多的步驟。因為 prototype 是兩面刃,它可以激起與會者的想像,但同樣的他們也可能更積極或深入的提問,若因為不夠完整導致簡報節奏大亂,反而不划算~

練習“怎麼講”

不只是設計師,大多數人在努力的準備簡報文件後,就認為已經結束,在等待上場了 ; 或氣力用盡~但是,除非已是縱橫沙場的老將或口若懸河的天才,不然在未準備充分上場,結果通常不會太好(提案失敗、個人專業度受損、影響團隊權益等)。

以下提供幾個準備的程度,在上場前問問自己有沒有信心達成吧!

  • 掌握時間,腦中要記好哪些頁面是關鍵,哪些頁面可在時間不足時省略。
  • 不結巴,因為口條不順,說服度會大大的減少。
  • 不要認為對方一定懂你,有能力把前因後果講清楚。
  • 具“談判”的觀念與態度,如果與會者說“不”,你是否能解釋並說服(數據或代價等)提出其他方案

見人說人話,見鬼說鬼話


這句話本身帶有負面的意味,但先別誤會大舌頭,大舌頭故意用較聳動的語句來表達這項行為的重要性,因為將這個精神運用得好,將是成功達成目標(順利完成簡報)最關鍵要素。為什麼呢?待大舌頭娓娓道來:

一個跨領域會議,可能有董事長、財務長、技術人員、PM 或業主等不同領域的與會者,你怎麼會期待用同一種說法或觀點讓大家信服?但你肯定會問,那又如何在有限的時間內講出滿足大家的不同觀點?

不可能!沒錯,就是無法!但我們可更聰明一些,首先洞悉誰是核心的權益相關人,並專注傳遞他可能困惑、擔憂及關注的資訊就好了。例如,跟老闆開會,需要帶入更多商業目標的議題,而不是介面細節 ; 跟 PM 就要告訴他,提出的設計如何滿足需求與設定的目標 ; 跟 RD 就要描述實作的細節等。

維持這套邏輯的做法,千萬不要有勢利、討好、狡辯或隱匿問題等負面行為,不要當個只打嘴砲的兩面設計師。而是 keep real,但不斷強化與會權益相關人關注的要點!這樣才能事倍功半!

以下,也提醒 產品設計師 們在會議中,如何瞭解及理解相關權益人的想法:

  • 先聆聽對方所述,聽懂後再回覆,不要搶話
  • 學習不同領域的用語、在乎的效益、擔憂的議題等
  • 身段夠軟Q,如果被無理的挑戰或拒絕,可再思考後續如何扭轉或說服即可,沒必要當下挑戰對方或撕破臉。

適當的運用專業術語

在簡報的過程中,偶而套個幾句設計專業術語,大舌頭不鼓勵使用,因為會議的目的就是要整合與協調大家的意見,並歸納出結論,如何降低理解成本才是應該要做的,而不是增加大家心中的問號

但在會議中,總是會有人因為某些原因想要壓制或質疑你的專業(例如業主要壓低收費等),或秤秤你有幾兩重。這時候,偶而脫口説出個專業術語也是個好的戰術,畢竟先讓與會者認同你的能力,他們才比較有機會認真聽你的簡報或接受你的想法,對吧!

結論

簡報真的是門藝術,除了需要認真的準備外,過程又需要一點小技巧輔助,才能更加順利。

對 產品設計師 而言,製作簡報文件真的是佔盡優勢,因為擁有視覺化的能力與工具,且較懂得人性(畢竟 UX 的方法論就是如何認識 user)。不過為何有時結果不能一帆風順呢?因為除了給力的簡報文件是必須外,簡報的過程還需要一些經驗、觀察、練習與技巧輔助,才有更大的機會達到目的。

大舌頭借本文分享自身所經歷且學習到的簡報技巧與經驗,希望各位設計師能領悟其中奧妙,此外也鼓勵大家能不斷的學習不同領域的知識,才能放廣思考且不限於自我領域的框框內。

 

 

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